Cho thuê căn hộ qua Airbnb: Ai chịu trách nhiệm khai báo tạm trú cho khách nước ngoài?

Khi bắt đầu kinh doanh căn hộ lưu trú, nhiều chủ nhà thường tập trung vào những việc dễ nhìn thấy nhất: trang trí căn hộ, chụp ảnh, đăng tin lên Airbnb hoặc Booking.com, tối ưu giá phòng và tìm kiếm khách hàng.

Nhưng trong quá trình vận hành, có một nhóm công việc không thể bỏ qua: tuân thủ các quy định liên quan đến hoạt động lưu trú.

Một trong những câu hỏi quan trọng là: Nếu chủ nhà thuê một đơn vị co-host quản lý căn hộ, ai sẽ chịu trách nhiệm khai báo tạm trú khi có khách nước ngoài đến ở?

Đây không chỉ là vấn đề phân công công việc. Nếu các bên hiểu khác nhau về trách nhiệm, quy trình có thể bị bỏ sót ngay cả khi căn hộ vẫn đang được vận hành bình thường.

1. Quy định hiện hành nói gì?

Theo Thông tư 87/2026/TT-BCA của Bộ Công an, có hiệu lực từ ngày 24/7/2026, việc khai báo và tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo những phương thức và trình tự quy định tại văn bản này.

Thông tư quy định người khai báo có thể là chủ sở hữu cơ sở lưu trú, người đại diện theo pháp luật của cơ sở lưu trú hoặc người được ủy quyền.

Thông tin tạm trú của người nước ngoài phải được khai báo kịp thời, đầy đủ và chính xác. Việc khai báo điện tử phải được thực hiện ngay khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú.

Trong trường hợp khai báo bằng phiếu, thông tư quy định thời hạn gửi phiếu khai báo là 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú, hoặc 24 giờ đối với cơ sở lưu trú ở vùng sâu, vùng xa; đồng thời có yêu cầu truyền thông tin bằng phương thức phù hợp trong thời gian chờ nộp phiếu.

Nguồn: Thông tư 87/2026/TT-BCA, đặc biệt các quy định về người khai báo, phương thức khai báo và thời hạn thực hiện.

2. Nếu thuê co-host quản lý thì trách nhiệm thuộc về ai?

Đây là điểm chủ nhà cần làm rõ ngay từ đầu.

Nếu chủ nhà trực tiếp quản lý, chủ nhà hoặc người có trách nhiệm theo quy định cần tổ chức việc khai báo.

Nếu chủ nhà giao hoạt động quản lý cho một đơn vị co-host, người thực hiện khai báo cần được xác định rõ trong hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền phù hợp.

Không nên mặc định rằng cứ giao chìa khóa, giao lịch đặt phòng hoặc giao tài khoản Airbnb cho đơn vị vận hành thì mọi nghĩa vụ liên quan đến lưu trú tự động chuyển sang đơn vị đó.

Ngược lại, đơn vị co-host cũng không nên cho rằng chủ nhà sẽ tự xử lý mọi thủ tục trong khi mình trực tiếp nhận khách và quản lý quá trình check-in.

Cách làm tốt hơn là xác định rõ:

• Ai chịu trách nhiệm kiểm tra thông tin khách.
• Ai thực hiện khai báo.
• Ai được cấp tài khoản hoặc quyền truy cập cần thiết.
• Ai kiểm tra xác nhận sau khi khai báo.
• Ai xử lý khi hệ thống gặp lỗi hoặc khách đến ngoài giờ dự kiến.

Việc phân công này cần phù hợp với quy định pháp luật và tình hình thực tế của cơ sở lưu trú. Xem thêm: 10 việc chủ nhà cần thống nhất trước khi giao căn hộ cho co-host.

3. Khách đặt phòng qua Airbnb có được miễn khai báo không?

Không nên hiểu rằng việc khách đặt phòng qua nền tảng số sẽ thay thế nghĩa vụ khai báo tạm trú.

Theo quy định hiện hành, trách nhiệm khai báo thông tin tạm trú vẫn cần được thực hiện theo đúng quy định áp dụng đối với cơ sở lưu trú và người khai báo.

Vì vậy, quy trình nhận đặt phòng trên nền tảng và quy trình khai báo tạm trú cần được xem là hai công việc có liên quan nhưng không đồng nhất.

Một khách đặt phòng thành công trên Airbnb không có nghĩa là thông tin tạm trú đã được gửi đến cơ quan có thẩm quyền.

Đối với khách nước ngoài, cơ sở lưu trú cần tổ chức quy trình kiểm tra giấy tờ và khai báo phù hợp. Không nên chờ đến cuối ngày hoặc đến khi khách trả phòng mới kiểm tra xem thủ tục đã hoàn thành hay chưa.

4. Checklist vận hành dành cho chủ nhà và đơn vị co-host

Để hạn chế bỏ sót công việc, chủ nhà và đơn vị vận hành có thể xây dựng checklist theo ba giai đoạn.

Trước khi khách đến

• Xác định khách có thuộc trường hợp cần khai báo tạm trú theo quy định hay không.
• Chuẩn bị quy trình yêu cầu khách xuất trình giấy tờ cần thiết.
• Xác định người có trách nhiệm khai báo và người thay thế khi cần.
• Kiểm tra quyền truy cập hệ thống, thông tin cơ sở lưu trú và hướng dẫn thực hiện.
• Đưa yêu cầu phối hợp vào quy trình check-in và tài liệu dành cho khách.

Khi khách đến

• Tiếp nhận và kiểm tra thông tin theo đúng quy định.
• Thực hiện khai báo ngay khi áp dụng phương thức điện tử.
• Kiểm tra trạng thái hoàn thành và xử lý kịp thời nếu có lỗi.
• Lưu bằng chứng vận hành cần thiết theo quy trình nội bộ, bảo đảm bảo mật thông tin cá nhân.

Sau khi hoàn tất check-in

• Đối chiếu danh sách khách thực tế với danh sách đặt phòng.
• Xác nhận người phụ trách đã hoàn thành công việc.
• Ghi nhận sự cố và phương án xử lý.
• Kiểm tra các ca nhận phòng muộn hoặc thay đổi người lưu trú.

Checklist này giúp tổ chức công việc tốt hơn, nhưng không thay thế yêu cầu pháp luật hoặc hướng dẫn của cơ quan công an tại địa phương.

5. Chủ nhà nên bổ sung gì vào hợp đồng quản lý lưu trú?

Nếu sử dụng dịch vụ co-host, tôi khuyên chủ nhà nên trao đổi và làm rõ các nội dung sau trước khi bàn giao tài sản:

1. Phạm vi công việc đơn vị vận hành đảm nhận.
2. Người có trách nhiệm khai báo tạm trú và căn cứ ủy quyền, nếu có.
3. Quy trình bàn giao thông tin và phối hợp khi khách nhận phòng.
4. Cách xử lý khi có sự cố, khách đến muộn hoặc hệ thống khai báo gặp trục trặc.
5. Trách nhiệm bảo mật hộ chiếu, thông tin liên hệ và dữ liệu khách.
6. Cách lưu hồ sơ, bàn giao dữ liệu và phối hợp khi chấm dứt hợp đồng.

Không nên chỉ ghi chung chung rằng đơn vị vận hành “chịu trách nhiệm toàn bộ”. Hợp đồng cần nêu rõ từng công việc và trách nhiệm tương ứng, đồng thời phải phù hợp với quy định pháp luật.

6. Góc nhìn từ hoạt động quản lý vận hành

Theo tôi, chất lượng của một hệ thống co-host không chỉ nằm ở việc căn hộ có nhiều lượt đặt phòng hay khách đánh giá tốt.

Một hệ thống vận hành bài bản còn phải trả lời được những câu hỏi như: Ai phụ trách từng công việc? Khi có sự cố thì xử lý theo quy trình nào? Có kiểm tra lại kết quả hay không? Dữ liệu của khách được bảo vệ ra sao?

Khi quy trình được chuẩn hóa, chủ nhà có thể theo dõi hoạt động rõ ràng hơn và giảm phụ thuộc vào trí nhớ của từng nhân sự.

Với hoạt động lưu trú, những việc ít xuất hiện trong hình ảnh quảng cáo đôi khi lại là phần quyết định tính ổn định của cả hệ thống.

Nếu anh chị đang sở hữu căn hộ hoặc nhà cho thuê, hãy rà soát lại quy trình check-in và trách nhiệm khai báo tạm trú trước khi mở rộng hoạt động. Đối với trường hợp cụ thể, nên đối chiếu văn bản hiện hành và liên hệ cơ quan công an cấp xã nơi có cơ sở lưu trú để được hướng dẫn.

Lưu ý: Bài viết cung cấp thông tin tham khảo về vận hành, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.